“Todos empezamos el día con el mismo saldo: 24horas.  Y para todos es igual: ricos y pobres, listos y tontos, guapos y feos, viejos y jóvenes. 24 horas al día. 1444 minutos. Y punto” (Joan Gallardo)

El otro día, releyendo el post sobre la gestión del tiempo, me dio la sensación de que quedó algo incompleto. Así que esta semana, y coincidiendo también con el libro que acabo de leer, me he propuesto traeros algunas herramientas que pueden serviros precisamente para eso, para organizar vuestras agendas y poder llegar a todo sin morir en el intento.

El libro en cuestión se llama “si salieras a vivir”, de Patricia Ramírez. Es muy corto y fácil de leer, aparte viene con muchas ilustraciones y se hace muy ameno. Lo cogí de la biblioteca pero es uno de esos libros por los que pagaría. Creo que viene muy bien porque te da ciertas claves o hábitos para vivir con serenidad y plenitud. Tiene capítulos dedicados a la ansiedad, el saber decir que “no”, la gestión del tiempo etc. Aparte es una tía muy didáctica y graciosa, a mí me encanta J  

En uno de los capítulos, dice:

“Yo soy un modelo de conducta pésimo para muchas cosas pero entre mis puntos fuertes está el de ser una buena gestora del tiempo. Es más, mucha gente me pregunta en las redes cómo llego a todo, de dónde saco el tiempo. Del mismo lugar que todo el mundo. Creo que me da para todo: correr, tengo 2 hijos míos y 2 de mi marido, atender mi consulta, imparto conferencias, escribo para Marca, Sportlife, el blog de mi web, el de VidaCaixa, Forté Pharma, Objetivo Bienestar y otros medios escritos; me gusta cocinar, ver mis series, leer, hablar con mis hijos, salir al cine, ir a nadar, pasear al perro, pintar post-it, salgo en tv y colaboro en radio, escribo libros, gestiono mis rrss, contesto en torno a 100 correos diarios, ordeno algunas cosas de mi casa, voy al mercado y todavía me queda tiempo para fantasear y ejecutar proyectos nuevos.
Sí, sólo de leerlo, a más de uno le agobia. Pero fíjate que yo siento de todo menos agobio”.

Fue leer esto y pensar: ¿qué estoy haciendo yo con mi vida? Si ella puede, tú también. Así que venga, al lío.

1. PRIORIZA. Pregúntate qué quieres y haz una lista de cosas que te gustaría llevar a cabo en tu  día a día. Trata de ser realista y no querer abarcar más de lo que puedes. Y recuerda que, antes de meter, hay que sacar. Si tienes más actividades que tiempo disponible, revisa cuáles de esas tareas son prescindibles.

Ten en cuenta aspectos que también quitan tiempo como los desplazamientos, los imprevistos y otras cosas que pueden escapar a tu control. Si vas con algunos minutos de margen a tus quedadas, no llegarás tarde casi nunca porque previste que podrían pasar cosas y no ibas con el tiempo justo. Si llegas antes que los demás, no los “malgastes” mirando al infinito. O sí, si es un infinito bonito y te sirve para conectar contigo J

2. Regla de los 2 minutos. Esta idea está sacada de uno de los libros de David Allen y viene a decir lo siguiente: cuando se te presente una tarea a realizar, pregúntate si puedes o no realizarla en 2 minutos (esto es algo flexible. Podrían ser 5min pero 10, ya no vale). Si la respuesta es positiva, la haces. Sin dudar. Si la respuesta es NO, la apuntas en tu lista de tareas y ya lo harás más tarde.

Procrastinar es algo muy habitual. Sin embargo, esto no soluciona nada, tan solo va  aplazando los problemas. En el día a día nos encontramos con mini-tareas que podemos abordar en el momento pero que vamos posponiendo. ¿Ejemplos? contestar a un email, llamar a un amigo para felicitarle, ir a comprar “x” cosa etc.  ¿Qué pasa? Que se acaban acumulando y, cuando quieres darte cuenta, es demasiado tarde para hacerlas todas.

3. Delega

Muchas veces queremos abarcarlo todo, bien porque pensamos que lo hacemos mejor que el resto o por el esfuerzo que nos supone enseñar a la otra persona. ¡Qué gran error! Si lo piensas, no tiene sentido. ¿Cuál es el coste de enseñar a alguien a hacer una tarea? ¿1 ó 2 horas de tu tiempo? ¿Un día incluso? Ese tiempo que ahora consideras “perdido” lo encontrarás “invertido” en el futuro cuando ya no tengas que preocuparte más por ello.

Soy una gran defensora del reparto de tareas. En pareja, en familia, en lo profesional y en cualquier ámbito. Y no, delegar ciertas cosas en tus hijos (aunque sean pequeños) no te hace peor madre. Al contrario, te resta quehaceres y, a la vez, fomentas el aprendizaje y el sentido de la responsabilidad  de los más pequeños. Pues eso, ¡que delegues, hombre! 😉

4. Marca horas de inicio y horas de fin. En el libro, Patricia pone de ejemplo un partido de fútbol. Este dura 90 min más el descanso. Ni más ni menos. Cuando el árbitro pita el final, se acaba el juego. Pues eso deberíamos hacer con muchas de nuestras obligaciones/actividades. Muchas veces alargamos reuniones innecesarias, acabamos fichando más tarde en el trabajo, nos quedamos repasando y repasando los apuntes para ese maldito examen. No digo que en momentos puntuales no esté justificado pero debería ser más la excepción que la regla.

 Al final, si has hecho el trabajo de planificar tu día en una agenda, cada actividad que no se ajusta a los tiempos marcados, va retrasando las demás, esto se convierte en un círculo vicioso y, al final, hay más tareas pendientes que minutos por sacar en el día. 

5. Hecho mejor que perfecto. Personalmente es una de las cosas que más me cuestan. Siempre he sido muy perfeccionista. Ya en el colegio cuidaba cada detalle, revisaba mil veces mis entregas por si se había colado alguna falta de ortografía, me preparaba mis exposiciones a conciencia, memorizaba cada párrafo del libro para soltarlo tal y como quería el profesor en el examen… Y sí, el resultado era bueno. Recibía felicitaciones por ello pero, ¿y el tiempo dedicado a todo eso? ¿Realmente compensaba? ¿Hasta qué punto merece la pena entregar algo brillante? ¿Compensa renunciar a entregar algo “perfecto” por dedicar ese tiempo sobrante a otras cosas importantes? 

Una vez leí que la gente muy perfeccionista retrasa las tareas en grupo. Nunca lo había pensado de esa manera pero sí, tiene mucho sentido. Así que igual deberías dejar de nombrarlo como virtud en tus entrevistas 😎

Es algo muy común entre la gente que escribe… Pones algo, lo borras, lo vuelves a escribir con otras palabras y luego piensas: fuck, ¿qué más da? El lector no va a percibir todos estos cambios que estás haciendo, que son nimieces, porque no va a tener las dos versiones delante para compararlas…

Así que, estoy intentado trabajar en esta parte y recordarme que basta de revisiones continuas. Marca el número de veces que crees que es necesario hacer una tarea o revisarla y después déjalo como está y no lo revises más. Aplicable a: escribir artículos, redactar informes, componer canciones, planchar el uniforme y otras miles de cosas que puedan ocurrírsete.

6. Sé firme con tus decisiones: a diferencia del punto anterior puedo decir con orgullo y satisfacción que en esto soy una alumna aventajada J Soy bastante rápida tomando decisiones, suelo ver con claridad lo que me conviene y mi intuición rara vez me falla. Aún con todo, claro que medito los pros y contras antes de tomar una decisión importante, pregunto a gente de confianza para conocer su opinión (aunque acabe haciendo lo que me dé la gana) y claro que invierto un tiempo en decidirme. Pero son tiempos cortos, que no se alargan demasiado en el tiempo.

Sin embargo, hay personas que dudan más, que no se deciden, que están dándole vueltas una y otra vez y eso les retrasa enormemente. Cuando tomas una decisión, la tomas a ciegas. Desgraciadamente no contamos con una bola de cristal que nos muestre qué sucedería si escogiésemos el camino A o el B. Lo sabrás cuando te arriesgues y te decidas a actuar. El resto son meras conjeturas así que, de verdad, deja de darle mil vueltas a las cosas y decídete ya.

¿Qué tiene que ver esto con la gestión del tiempo? Pueees que perdemos demasiadas horas  decidiéndonos en hacer o no las cosas. Tiempo y energía mental que podríamos estar dedicando a otras tareas.

7. Facilítate la vida: esto viene muy al hilo de “hecho mejor que perfecto”. Alguien dijo una vez: “yo soy una chica fácil. Entiéndelo como quieras”. Me encantó, sencillamente.

¿Por qué complicarse la vida? Rodéate de gente que te lo haga fácil, trata de hacer rutinas de ejercicios “fáciles” donde no necesites 28980923 mancuernas y cosas que no tienes, un filete a la plancha con una ensalada también vale aunque no sea de lo más instagrameable, haz la compra por internet si no te da tiempo a ir al supermercado, paga a un nutricionista si tienes los recursos y no tienes el tiempo o el conocimiento para diseñar tus menús…

 Se trata de ver en qué puedes recortar tiempos y hacerte las cosas sencillas. Si en el camino encuentras muchos obstáculos, difícilmente conseguirás tus propósitos.

8. Diferencia lo urgente de lo importante: haz una lista de cosas pendientes y ordénalas por importancia. Te ayudará a saber en qué enfocar tu atención prioritariamente para hacer tus entregas a tiempo, dependiendo de los plazos, la carga de trabajo etc

9. Organízate: a veces contamos con muchos tiempos muertos que, sumados, vienen a suponer unas cuantas horas. Sin embargo, creemos que no son suficientes para dedicárselos a una actividad y los malgastamos revisando las redes sociales o viendo la tv. Si tienes una 1h para comer en el trabajo, igual sólo necesitas 20 ó 30 minutos y los 30 restantes puedes invertirlos en esas tareas que quieres realizar y para las que nunca encuentras tiempo: meditar, escribir, leer ese artículo en inglés, echarte una siesta si no has dormido lo suficiente…

Hablar con los compañeros de trabajo mientras comes está muy bien pero igual acabáis teniendo las mismas conversaciones día tras día y llega un momento en el que te quedas ahí más por compromiso que por otra cosa. No te dejes robar el tiempo, aprovéchalo como realmente quieras.

10. Déjalo por escrito: personalmente nunca he sido de llevar agendas conmigo. Y mira que hay algunas chulísimas y que llaman mi atención como las de Mr Wonderful pero como me conozco y sé que no las utilizo, sencillamente no las compro.

A mí me funciona escribir notas en el móvil. De hecho si alguien las viera, se sorprendería. Tengo de todo: tareas pendientes, frases que me gustan, series y libros que leer, capturas de recetas, rutinas de ejercicios, mediciones y progresos del peso, días libres, planes por hacer… Todo un bazar chino, como veis 🙂

A cada uno le funciona escribir en un sitio. Sea como fuere e independientemente del soporte que utilices, hay que escribirlo. Porque todo lo que no está escrito, se olvida. Márcalo en fosforito si es necesario y te ayuda a visionarlo y cumplirlo. El escribir ayuda a fijar conceptos e ideas, de ahí que muchos de nosotros escribiéramos la lección en papel en nuestros tiempos para memorizar mejor los apuntes.

Escribe, mucho, todo lo que puedas. La lista de la compra, el menú semanal, las tareas del día,  las labores de casa, fechas y acontecimientos señalados, objetivos, sueños… El cerebro adopta un mayor compromiso cuando lo ve por escrito.

Esto son sólo 10 consejos que pueden servirte para planificarte y utilizar tu tiempo de manera inteligente/eficiente. Puedes probar a ponerlo en práctica o  no pero lo cierto es que aprender a gestionar el tiempo es imprescindible y tiene hoy más sentido que nunca, con tal ajetreo de vida que llevamos.

Es imprescindible en la medida en que mejora nuestra satisfacción personal. Ver que somos dueños de nuestro timming y podemos jugar al tetris con él, motiva. Motiva ver que eres capaz de encajar todas y cada una de las piezas (actividades) en esas 24 horas antes de que acabe la partida (día). Y no hay nada mejor que haber llegado al GAME OVER habiendo cumplido todo o casi todo de lo que te habías marcado.

¡Espero haberos inspirado. Feliz semana y hasta la próxima! 😉